O que é Benchmarking?

Benchmarking é um processo de medição do desempenho dos produtos, serviços ou processos de uma empresa em relação aos de outro negócio considerado o melhor do setor, também conhecido como “best in class”.

O objetivo do benchmarking é identificar oportunidades internas de melhoria. Ao estudar empresas com desempenho superior, detalhando o que torna esse desempenho superior possível e, em seguida, comparando esses processos com a forma como sua empresa opera, você pode implementar mudanças que produzirão melhorias significativas.

Isso pode significar ajustar os recursos de um produto para corresponder mais à oferta de um concorrente ou alterar o escopo dos serviços que você oferece ou instalar um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para permitir comunicações mais personalizadas com os clientes.

Existem dois tipos básicos de oportunidades de melhoria: contínuas e dramáticas. A melhoria contínua é incremental, envolvendo apenas pequenos ajustes para colher avanços consideráveis. A melhoria dramática só pode acontecer através da reengenharia de todo o processo de trabalho interno.

Benchmarking passo a passo

O benchmarking é um processo simples, mas detalhado, de cinco etapas:

• Escolha um produto, serviço ou departamento interno para comparar;

• Determine com quais empresas de primeira classe você deve comparar – com quais organizações você comparará sua empresa;

• Reúna informações sobre seu desempenho interno ou métricas;

• Compare os dados de ambas as organizações para identificar lacunas no desempenho da sua empresa;

• Adote os processos e políticas em vigor dentro dos melhores desempenhos da categoria.

O benchmarking apontará quais mudanças farão a maior diferença, mas cabe a você realmente colocá-las em prática.

Primeiros passos

Os primeiros passos são essenciais para começar. De degrau a degrau consegue o sucesso.

Para comparar qualquer coisa, você precisa ter dados quantitativos disponíveis para estudar. Isso significa quebrar os processos internos para calcular as métricas de desempenho. Quantifique tudo, porque apenas informações quantificáveis ​​podem ser comparadas com precisão.

Principais benefícios

Além de ajudar as empresas a se tornarem mais eficientes e lucrativas, o benchmarking também traz outros benefícios, como:

• Melhorar a compreensão dos funcionários sobre estruturas de custos e processos internos;

• Incentivar a formação de equipes e a cooperação no interesse de se tornar mais competitivo;

• Aumentar a familiaridade com as principais métricas de desempenho e oportunidades de melhoria em toda a empresa;

Em essência, o benchmarking ajuda os funcionários a entender como uma pequena parte dos processos ou produtos de uma empresa pode ser a chave para um grande sucesso, assim como as contribuições de um funcionário podem levar a uma grande vitória.

Qual é a diferença entre benchmarks e KPIs?

As pessoas costumam me perguntar isso, e parece haver uma suposição geral de que benchmarks e KPIs são a mesma coisa. Mas eles são diferentes.

Para esclarecer:

• Benchmarks: são pontos de referência que você usa para comparar seu desempenho com o desempenho de outras pessoas. Esses benchmarks podem comparar processos, produtos ou operações, e as comparações podem ser feitas com outras partes do negócio, empresas externas (como concorrentes) ou melhores práticas do setor. O benchmarking é comumente usado para comparar a satisfação do cliente, custos e qualidade;

• KPIs: são ferramentas de tomada de decisão e monitoramento, utilizadas para acompanhar o desempenho em relação aos objetivos estratégicos. Em outras palavras, os KPIs mostram se um indivíduo, projeto, equipe, unidade de negócios ou empresa inteira está no caminho certo para atingir seus objetivos. Os KPIs são um pouco como um sistema de alerta antecipado, sinalizando onde as coisas podem estar saindo do curso e onde uma ação pode ser necessária.

Então, quando você usa KPIs, você está comparando o progresso em relação a uma meta específica. E quando você usa benchmarks, você está comparando com os outros. Você pode usar o benchmarking para contextualizar seus próprios KPIs e definir metas para seus KPIs.

Ambos – KPIs e benchmarks – são usados ​​para identificar oportunidades para melhorar o desempenho, que pode ser onde surge a confusão.

Explorando os diferentes tipos de benchmark

De um modo geral, os benchmarks se dividem em duas categorias principais: internos e externos. O benchmarking interno compara o desempenho, processos e práticas com outras partes do negócio (por exemplo, diferentes equipes, unidades de negócios, grupos ou mesmo indivíduos). Por exemplo, benchmarks podem ser usados ​​para comparar processos em uma loja de varejo com os de outra loja da mesma rede.

O benchmarking externo, às vezes descrito como benchmarking competitivo, compara o desempenho do negócio com o de outras empresas. Muitas vezes, essas empresas externas são pares ou concorrentes, mas nem sempre é esse o caso; por exemplo, você pode usar benchmarking para comparar desempenho, processos e práticas em diferentes setores.

Três maneiras de usar o benchmarking

O benchmarking, seja interno ou externo, é usado de três maneiras principais. Eles são:

• Benchmarking de processos: Trata-se de entender melhor seus processos, comparar o desempenho com benchmarks internos e externos e encontrar maneiras de otimizar e melhorar seus processos. A ideia é que, ao entender como os melhores executam um processo, você possa encontrar maneiras de tornar seus próprios processos mais eficientes, rápidos e eficazes;

• Benchmarking estratégico: Isso compara estratégias, abordagens de negócios e modelos de negócios para fortalecer seu próprio planejamento estratégico e determinar suas prioridades estratégicas. A ideia é entender quais estratégias sustentam empresas (ou equipes ou unidades de negócios) de sucesso e, em seguida, comparar essas estratégias com as suas para identificar maneiras de ser mais competitivo;

• Benchmarking de desempenho: Isso envolve coletar informações sobre o quão bem você está se saindo em termos de resultados (o que pode significar qualquer coisa, desde crescimento de receita até satisfação do cliente) e comparar esses resultados interna ou externamente. Isso também pode se referir ao benchmarking de desempenho funcional, como o benchmarking do desempenho da equipe de RH (usando métricas como pontuação do promotor líquido do funcionário ou pesquisas de engajamento da equipe) ou da equipe de marketing (medindo a pontuação do promotor líquido ou reconhecimento da marca, por exemplo).

Por que você pode querer considerar o benchmarking em sua organização

Entendendo a importância dessa estratégia você já pode colocar em seu negócio e ver onde pode melhorar

Cada uma dessas diferentes formas de benchmarking tem um objetivo principal em mente: identificar lacunas no desempenho e descobrir oportunidades de melhoria, seja para tornar os processos mais eficientes, reduzir custos, aumentar os lucros, aumentar a satisfação do cliente ou qualquer outra coisa. Em última análise, o que leva as empresas a fazer benchmarking é a necessidade (ou desejo) de melhoria.

Portanto, se você deseja simplesmente comparar seu desempenho interno, acompanhar um concorrente, entender e acompanhar melhor seus pares ou se tornar um líder de mercado em seu setor, o benchmarking pode ser uma ferramenta incrivelmente útil.

No entanto, o benchmarking não é uma bala mágica para melhorar o desempenho – é uma parte da solução, não a solução completa. A solução completa exige que você defina metas estratégicas claras, identifique suas questões críticas de negócios, crie KPIs que ajudem a responder a essas perguntas e acompanhe o desempenho em relação às suas metas e compare o desempenho usando benchmarking.

Não é aconselhado uma empresa a concentrar toda a sua atenção no benchmarking em detrimento de KPIs personalizados e cuidadosamente projetados. Mas, quando visto como parte do quadro completo de gerenciamento de desempenho, o benchmarking fornece uma maneira útil de obter informações valiosas para aumentar o desempenho.

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